オフィスの移転は、個人の引っ越しと違ってさまざまな準備や手続きが必要となります。小規模で少人数のオフィスの場合、自分たちで移転作業を進めるということも多いかと思いますが、初めてだと何から始めれば良いのか戸惑ってしまいますよね。
計画どおりに移転を完了させるには、やるべきことの流れと注意点を事前に把握しておくことが重要です。
オフィス移転の流れ
オフィス移転の準備から完了までの大まかな流れは次のとおりです。
【6ヶ月前】計画の立案・移転先の物件探し・現オフィスの解約を通知
【4ヶ月前】新オフィスのレイアウト図を作成・工事依頼・什器など必要なものを洗い出す
【3ヶ月前】引っ越し業者に見積り依頼・業者の選定
【1ヶ月前】引っ越しスケジュールを社員に周知・官公庁などへの手続き・取引先への周知
オフィスの移転にはさまざまな手続きが必要になります。不足の事態に備えて余裕を持ったスケジュールを組みましょう。特に書類に不備があると、手続きが遅れて全体のスケジュールに影響を及ぼす可能性があります。
スムーズに進めるために、手続きや役割ごとに担当者や担当チームを決めると良いでしょう。
オフィス移転の注意点
オフィスを移転する際には、次のような点に注意が必要です。
①必ず相見積りを取る
適正価格で引っ越しをするために、相見積りを必ず取りましょう。サービス内容も確認して、状況に合う業者を選定すると良いでしょう。相見積もりを取る際は、数が多くなりすぎるとどこが良いか分からなくなるので、4社程度をおすすめします。
②社員がどこまで対応するのか決めておく
オフィスの移転の場合、引っ越し業者に「移転のみ」を依頼するのか「移転と内装工事」を依頼するのかで、業者選びや料金が大きく異なります。作業を引っ越し業者におまかせする割合が少ないほど料金は安くなるので、なるべく費用を抑えたい場合は、自分たちでできることは社員で対応するようにしましょう。
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